Zo stop je lui(d)e deelnemers in een requirements workshop

Sketch76122620

Iedereen kent ze wel, die mensen die naar een sessie komen om te brainstormen over bijvoorbeeld een nieuw product, aanvullende functionaliteit of om een probleem op te lossen en vervolgens het hoogste woord voeren. Ze komen als eerste met hun ideeën en/of vinden hun eigen idee(en) eigenlijk beter dan die van de rest. Zij domineren de sessie en geven de andere deelnemers domweg geen ruimte, ook al zouden die óók graag wat willen zeggen.

Uit onderzoek van Leigh Thompson (beschreven in haar boek Creative Conspiracy) blijkt namelijk dat in groepen waar zes personen op traditionele wijze brainstormen hooguit twee personen meer dan 60% van de tijd aan het woord zijn. En bij grotere groepen loopt dit percentage zelfs op tot meer dan 75%.

Met als gevolg dat sessies die eigenlijk tot doel hebben om gezamenlijk in korte tijd zoveel mogelijk ideeën te genereren meer lijken op brainwashen dan op brainstormen. En dit leidt er dan weer toe dat de overige deelnemers gefrustreerd raken, zich niet gehoord voelen, zich terugtrekken tijdens de sessie en de volgende keer misschien helemaal niet meer willen komen omdat ze het tijdverspilling vinden.

Maar luide deelnemers zijn niet het enige probleem in een brainstormsessie. Iedereen kent ook die deelnemers die wel aanwezig zijn, en het eigenlijk allemaal wel best vinden dat anderen al het werk doen. Zij volgen, denken zelf niet na en liften lekker mee op de ideeën van anderen. Ook dit gedrag zorgt er bepaald niet voor dat er zoveel mogelijk nieuwe en creatieve ideeën ontstaan.

Niet gek dus dat ik in mijn trainingen over het faciliteren van requirements workshops vaak vragen krijg als:

  • Hoe stop ik stakeholders die heel erg dominant aanwezig zijn?
  • Hoe zorg ik ervoor dat elke stakeholder een bijdrage levert?

Wat niet werkt is om de deelnemers met zijn allen bij elkaar te zetten, wat in de rondte te  laten roepen en alles op een flipover te noteren. Zeg maar het klassieke verbale brainstormen.

Ook dominante deelnemers in zo’n situatie direct aanspreken op hun gedrag en vragen om zich te beheersen werkt meestal niet of maar heel even. Vaak hebben ze zelf namelijk helemaal niet door dat ze erg aanwezig zijn. Ze zijn gewoon heel enthousiast en hebben veel ideeën.

Maar wat werkt dan wel om luide én luie deelnemers te neutraliseren?

Zoals vaak geldt ook hier dat een goede voorbereiding het halve werk is. Kies als facilitator voor een creatieve werkvorm die uitgaat van het principe ‘eerst schrijven, daarna praten’. Dit wordt ook wel brainwriting genoemd.

Een bekende variant van brainwriting is de 6-3-5 methode, waarbij 6 personen 5 minuten de tijd krijgen om 3 ideeën op een formulier schrijven. Vervolgens wordt na elke 5 minuten het formulier linksom doorgegeven en krijgt iedereen opnieuw 5 minuten om 3 ideeën aan het formulier toe te voegen. Dit doorwisselen gaat door totdat iedereen zijn eigen formulier weer terug heeft.

Maar je kunt er bijvoorbeeld ook voor kiezen om de deelnemers individueel eerst zoveel mogelijk ideeën op aparte post-its te laten schrijven (liefst zonder hun naam erbij) en op een muur te plakken. Daarna laat je ze alle ideeën eerst lezen en mogen ze vervolgens stemmen welke ideeën zij het beste vinden. Door de ideeën te anonimiseren voorkom je dat de deelnemers de sessie ervaren als een populariteitswedstrijd.

En je kunt er zelfs voor kiezen om de deelnemers al voorafgaand aan de sessie al hun ideeën te laten opschrijven en in te sturen. Hiervoor kun je bijvoorbeeld de gratis app Candor gebruiken. In de sessie zelf noemt dan iedere deelnemer zijn of haar ideeën op die nog niet door een ander opgenoemd zijn, eventueel met een heel korte toelichting. Pas daarna mogen de deelnemers ideeën elimineren, groeperen, verbeteren en/of toevoegen.

Uiteraard zijn er nog veel meer varianten voor brainwriting mogelijk en kun je, afhankelijk van de situatie en grootte van de groep, ook je eigen variant bedenken. Zo heb ik ook wel eens de groep opgesplitst in twee sub-groepen. Eén groepje met de ‘luide’ deelnemers en één groepje met de ‘luie’ deelnemers. Na de schrijffase hebben zij toen de verschillen geïnventariseerd en alleen die nog besproken.

Samenvattend, brainwriting is een heel effectieve en efficiënte methode om zowel heel veel ideeën te generen als iedereen daarbij evenveel kans te bieden en te stimuleren om daaraan bij te dragen. Er zijn vele varianten mogelijk en te bedenken, maar het onderliggende principe blijft altijd hetzelfde: eerst schrijven, daarna praten.

Heb jij ervaring met brainwriting, als deelnemer of als facilitator? Zo ja, wat zijn dan jouw ervaringen? En welke variant heeft jouw voorkeur of kun je aanbevelen? Je kunt hieronder jouw reactie achterlaten.

Vind je dit artikel waardevol? Deel het dan met anderen voor wie het ook interessant kan zijn, bijvoorbeeld via Facebook, Twitter, LinkedIn of Google+.  Alvast hartelijk dank daarvoor!

, ,

No comments yet.

Leave a Reply