Zo stel je praten over oplossingen uit

Stakeholders die al met oplossingen komen in gesprekken over requirements

Je herkent het vast wel, je gaat in gesprek met de stakeholder en die heeft de hele oplossing al bedacht. Veel mensen worstelen dan ook met vragen als:

  • Hoe komt het toch dat een gesprek vaak meteen tot in detail over een oplossing gaat?
  • Op welke manier kan ik een opening creëren om toch vragen te stellen over de werkelijke behoefte?
  • Zonder dat de stakeholder dit als dwingend ervaart en in de weerstand schiet?

In dit artikel lees je hoe je de stakeholder in drie stappen kunt verleiden om het praten over ‘de’ oplossing uit te stellen. Drie stappen waarmee je heel makkelijk en heel subtiel iemand van de oplossing af kunt bewegen. Zonder dat dit als dwingend wordt ervaren en zonder dat het je heel veel tijd kost.

De meeste mensen hebben van nature de neiging om direct in oplossingen te denken. Dit hebben we namelijk van jongs af aan al geleerd. Problemen zijn niet leuk en moeten opgelost worden. Het liefst zo snel mogelijk. En dus zijn we allemaal als het ware geconditioneerd in oplossingsgericht denken. En dat niet alleen, het wordt ook nog eens van ons verwacht. Lees maar eens een paar vacatures of opdrachtbeschrijvingen.

En dus is het heel logisch dat de stakeholder bijvoorbeeld denkt aan een extra knopje op het scherm en jij bijvoorbeeld aan een aanpassing van een achterliggende tabel.

Maar wat kun je dan doen om die eerste natuurlijke neiging uit te stellen? Om niet meteen in detail over die oplossing verder te praten?

De crux om de stakeholder eerst meer informatie over de context te laten geven zit ‘m meteen in de allereerste reactie die je geeft. Nu hebben de meeste Nederlanders een vrij directe manier van communiceren, dus voor je het weet slinger je de stakeholder een onbewuste belediging naar zijn hoofd. Dan zeg je bijvoorbeeld zoiets als: “Dat is een oplossing en daar gaan wij over.”

Dan kun je dus ook drie maal raden wat er in de meeste gevallen gebeurt. Weerstand, ‘wij-zij’ -denken en/of irritatie. En krijg de stakeholder dan nog maar eens zover om eerst meer achtergrondinformatie te geven.

Om een goede eerste reactie te kunnen geven is het belangrijk om je te verplaatsen in de stakeholder. Stakeholders zijn namelijk net ménsen. Die willen dat je begrip toont voor de tijd en energie die ze al in het probleem hebben gestoken. Ze hebben vaak lang nagedacht over wat in hun optiek een goede oplossing zou kunnen zijn.

Het is dus beter om dan eerst mee te bewegen door positief te reageren (stap 1). Door bijvoorbeeld te zeggen: “Goh, je bent al verder dan ik had verwacht.”

Om vervolgens de stakeholder direct uit te nodigen om meer duidelijkheid te geven over de situatie (stap 2). Dat hoeft niet heel ingewikkeld of formeel te gebeuren. Dat kan in slechts één korte zin of opmerking.

Als de stakeholder bijvoorbeeld iets zegt in de trant van: “Ik zou graag een knopje links willen hebben, is dat mogelijk?”. Dan kun je bijvoorbeeld reageren met: “Dat zou heel goed kunnen, maar mag ik, om het zeker te weten, een paar vragen stellen?”

Ik heb nog nooit meegemaakt dat een stakeholder dan zegt: “‘Nee, dat mag niet.”.

En dan, als je de opening hebt gecreëerd, vraag je de stakeholder systematisch uit (stap 3) over de context en ben je weg van de gevraagde oplossing. Je kunt dan vragen stellen over het verleden, zoals: “Welke problemen ervaar je zonder …?” of de toekomst: “Welke resultaten verwacht je van … ?”

Deze 3 stappen werken voor mij als een ‘blik’-opener.
Probeer ze ook eens uit en laat hieronder weten wat dan je ervaringen zijn, dat vind ik heel leuk om te lezen.

, , ,

No comments yet.

Leave a Reply