Zo mislukt je requirements workshop gegarandeerd

Valkuilen voor requirements workshops

Het organiseren van een workshop kan een effectieve manier zijn om snel requirements te achterhalen. Immers, het kost minder tijd, het stimuleert de onderlinge samenwerking tussen belanghebbenden, het verhoogt de team productiviteit en het leidt tot meer tevredenheid van klanten, gebruikers, leveranciers en andere betrokkenen.

Je zou bijna denken dat het alleen nog een kwestie is van doel, proces en deelnemers bepalen, ruimte en materialen regelen en uitnodigingen versturen.

Echter, in de praktijk blijkt het organiseren van een requirements workshop vaak lastiger dan vooraf gedacht. Maar al te vaak eindigt een requirements workshop in een soort ‘Poolse landdag’, waarbij deelnemers na afloop klagen dat ze hun kostbare tijd hebben verspild aan saaie en niet relevante discussies, dat de verkeerde mensen aan tafel zaten zodat er geen beslissingen konden worden genomen, dat steeds dezelfde paar mensen het hoogste woord hadden en/of dat het weinig tot geen nieuwe inzichten heeft opgeleverd.

Requirements workshops die mislukken hebben vaak één ding met elkaar gemeen: ze lijken te veel op een gewone vergadering. Wil je voorkomen dat je volgende requirements workshop opnieuw een gegarandeerde flop wordt? Vermijd dan in ieder geval deze 7 valkuilen:

1. Minimale voorbereiding
Requirements workshops vergen een intensieve voorbereiding en begeleiding door een neutrale facilitator, zodat de deelnemers via een logische volgorde van activiteiten gezamenlijk requirements opleveren met de juiste diepgang en kwaliteit.

2. Geen gezamenlijk doel
Achterhaal en communiceer vooraf duidelijk en expliciet wat de reden is om samen te komen. Welk resultaat moet na afloop van de workshop zijn behaald? Deze reden bepaalt namelijk welke deelnemers noodzakelijk zijn , welke vragen cruciaal zijn, welke discussies relevant zijn, welke activiteiten nodig zijn en welke producten opgeleverd moeten worden.

3. Niet de juiste (mix) deelnemers
Zorg dat alle groepen belanghebbenden evenredig vertegenwoordigd zijn, maar beperk de workshop wel tot 7-12 deelnemers. Wees dus selectief en kritisch, zodat daadwerkelijk de mensen met de juiste kennis, ervaring en invloed vrijgemaakt worden van hun dagelijkse werk. Dit kan veel tijd kosten. Schakel hiervoor dus tijdig de opdrachtgever van de workshop in.

4. Geen of te weinig tijd voor ‘huiswerk’
Requirements workshops vergen bijna altijd vooraf ‘huiswerk’ van deelnemers, zoals bijvoorbeeld het opstellen of doorlezen van concept documenten en modellen die als input dienen. Geef deelnemers voldoende tijd om zich voor te bereiden en maak hierover afspraken (zowel met de deelnemers als hun leidinggevenden).

5. ‘Veel geschreeuw en weinig wol’
Ontdek nieuwe, ontbrekende, onvolledige of tegenstrijdige requirements door deelnemers tijdens de workshop zowel visuele als tekstuele modellen te laten maken en verifiëren. Diagrammen zorgen voor snelheid en woorden voor nauwkeurigheid.

6. Weinig variatie
Gebruik verschillende werkvormen om de interactie, creativiteit, energie en deelname van iedereen te stimuleren. Varieer tussen activiteiten die deelnemers individueel, in kleine groepjes of met de hele groep uitvoeren. Breng waar mogelijk een spelelement of humor in.

7. Vage, impliciete of helemaal geen beslissingen
Zorg bij elke te nemen beslissing voor een duidelijk proces waarbij alle deelnemers betrokken zijn, én pas een duidelijke regel toe, zoals bijvoorbeeld besluit-na-discussie of consensus. Vergeet ook niet om de beslissing te documenteren: wie heeft wanneer welke beslissing genomen en welke regel is toegepast. Lees hierover meer in het artikel ‘Conflicten over requirements? Zo los je ze op!

Ken jij nog meer valkuilen voor een succesvolle requirements workshop? Ik lees ze graag hieronder.

One Response to Zo mislukt je requirements workshop gegarandeerd

  1. Arno January 8, 2016 at 11:24 am #

    Erg herkenbaar deze valkuilen. Ik heb een poosje gedacht dat workshops de ideale vorm waren voor het verzamelen van requirements. Dit is echter lang niet altijd het geval. Een ding is zeker en blijkt wel uit dit artikel, als je een succesvolle requirements workshop wilt houden moet je deze goed voorbereiden en zorgen dat je de juiste mensen in de workshop krijgt.

Leave a Reply