7 ongeschreven wetten tegen ongemakkelijke gesprekken

In gesprek met stakeholders over requirements: zeven ongeschreven wetten
Nog één week en dan hebben we in Nederland een nieuwe koning. Een koning die geen protocolfetisjist zegt te zijn. Of zoals hij zelf zei: “Mensen mogen me aanspreken zoals ze willen, omdat ze daarmee op hun gemak kunnen zijn.”

Als business analist, consultant of functioneel beheerder heb je eigenlijk dezelfde taak als koning Willem-Alexander als je met stakeholders in gesprek gaat. Je zult namelijk een onderling prettige sfeer moeten zien te creëren.

Voelt de stakeholder zich ongemakkelijk bij je dan leidt dat, vaak onbewust, maar onherroepelijk en direct, tot een sanctie. Hij of zij zal dan namelijk het gesprek met jou zo kort mogelijk willen houden en dus minder informatie gaan geven. En bij minder informatie is de kans op aannames, fouten en hiaten in de requirements nu eenmaal vele malen groter.

Het creëren van een prettige sfeer tijdens het gesprek is dus cruciaal om zoveel mogelijk informatie van de stakeholder te krijgen.

Lukt het je echter niet altijd om zo’n prettige sfeer te creëren? Raakt de stakeholder wel eens geïrriteerd door jou? Misschien zondig je dan wel tegen één of meerdere van deze ongeschreven wetten:

1. Stem de ‘koetjes en kalfjes’ af
De één heeft weinig tijd en wil direct inhoudelijk aan de slag, de ander wil je juist graag eerst beter leren kennen. Hou dus bij de één het praten over ‘koetjes en kalfjes’ kort, of zelfs achterwege, en ga bij de ander niet te snel over op de inhoud. Hiervoor is geen gouden minutenregel. Let goed op de signalen die je hiervoor krijgt.

2. Luister veel, praat weinig
Laat de stakeholder vervolgens zelf en in eigen woorden de wensen en behoeften formuleren. Stel open vragen, zodat je zelf minder aan het woord bent.

3. Denk in mogelijkheden
Merk je dat een stakeholder vooral praat over de problemen die hij of zij in de toekomst niet meer willen. Blijf dan niet in het chagrijnige verleden hangen. Laat deze problemen vertalen in wensen en doelen. Waar wordt de stakeholder wél blij van?

4. Controleer op aannames
Controleer van tijd tot tijd of je de stakeholder goed hebt begrepen. Een goede samenvatting geeft namelijk tijdens het gesprek vertrouwen dat je goed hebt geluisterd.

5. Gebruik vragenlijst als leidraad
Volg niet strak de volgorde van je vragenlijst, maar zorg ervoor dat je vervolgvragen goed aansluiten bij de antwoorden die je krijgt. Dit is voor de stakeholder ook een signaal dat je goed luistert en doorvraagt.

6. Wees kritisch, maar geen betweter
Kritische vragen stellen mag en wordt zelfs van je verwacht. Het houdt de stakeholder scherp en zet hem aan het denken of iets wel écht nodig is. Stel echter niet alles wat gezegd wordt ter discussie.

7. Vraag niet naar bekende feiten
Bereid je gesprek voor, zodat je niet steeds naar de bekende weg vraagt. Met een goede voorbereiding laat je zien dat je de stakeholder en de kostbare tijd die je samen hebt serieus neemt.

Er zijn ongetwijfeld nog meer ongeschreven wetten.
Welke pas jij toe zodat stakeholders zich op hun gemak bij je voelen?

Laat het ons dan weten en laat een reactie achter.

No comments yet.

Leave a Reply