Wat ergert je het meest wanneer je wensen en eisen moet opstellen?

Requirements: Wat ergert je het meest wanneer je wensen en eisen moet opstellen?

Het opstellen van wensen en eisen (requirements) is een van de belangrijkste activiteiten in een project. Zonder goede wensen en eisen is de kans dat een project uiteindelijk meer tijd en geld kost, of zelfs mislukt, zeer groot. Dit laten onderzoeken keer op keer zien.

Tijdens het opstellen van wensen eisen kunnen allerlei ergernissen ontstaan. Om inzicht te krijgen in deze ergernissen heb ik onlangs op LinkedIn via een poll de volgende vraag gesteld:

“Wat ergert je het meest wanneer je wensen en eisen moet opstellen?”

De deelnemers konden daarbij hun stem uitbrengen op de volgende antwoordmogelijkheden:

  • Te weinig tijd krijgen.
  • Ze weten niet wat ze concreet willen.
  • Belanghebbenden zijn niet beschikbaar.
  • Er is geen standaard template aanwezig.
  • Anders, nl…

Op deze poll hebben in totaal 115 mensen hun stem uitgebracht. Bijna 75 mensen hebben daarnaast, in diverse groepen, een aanvullende opmerking achtergelaten.

Dit alles heeft geleid tot de volgende einduitslag:

5. Er is geen standaard template aanwezig.

Geen van de deelnemers (0%) ervaart het gebrek van een template als de grootste ergernis. Integendeel zelfs. Erik Stuit formuleert het als volgt: “Als er geen template is, dan scoor je al punten als je een template aanbiedt.”

4. Te weinig tijd krijgen.

Een klein aantal deelnemers (7%) geeft aan meer tijd te willen krijgen voor het opstellen van wensen en eisen. Dat zij die tijd nu niet krijgen komt volgens hen enerzijds doordat het management niet of onvoldoende het belang van goede wensen en eisen inziet. Ad van Os schrijft hierover: “Het wordt gezien als iets dat tijd en geld kost, terwijl het juist geld en tijd bespaart. En ergernis, omdat het ontwikkeltraject beter verloopt.”

Anderzijds geven zij als oorzaak aan dat de klant(organisatie) de oplossing al heeft bedacht en daar zo snel mogelijk mee aan de slag wil. Liefst gisteren nog. Kritisch doorvragen, om het gewenste eindresultaat van die oplossing, mogelijke alternatieven en de requirements volledig helder te krijgen, wordt dan als lastig en tijdrovend ervaren.

Hoe ga je met deze ergernis om? Vincent Hindriksen: “Als bij mij de requirements niet volledig zijn, maar wel afgerond moeten worden, dan zet ik in hoofdletters “ONVOLLEDIG” op de voorkant en wens de projectmanager die per se toch wil beginnen alle sterkte toe met het dragen van zijn verantwoordelijkheid.”

3. Anders, nl…

Bijna een kwart (22%) ergert zich aan iets anders. Zij zeggen zich vooral te storen als de klant direct in oplossingen denkt (een nieuwe tool), en dan geen oog meer heeft voor alternatieven.

Andere genoemde ergernissen zijn:

  • Impliciete requirements die ineens bij de verwachtingen horen (“Dat begrijpt toch iedereen?”).
  • Mensen die denken in problemen, in plaats van mogelijkheden.
  • Geen betrokkenheid van belanghebbenden.
  • ICT-ers die op de stoel van de gebruiker gaan zitten.

2. Ze weten niet wat ze concreet willen.

Een grote groep deelnemers (35%) vindt het heel irritant als klanten niet weten wat ze concreet willen. Wat opvalt in de reacties is dat anderen dit juist als een uitdaging zien. Zij zien het als hun taak om de uiteindelijke requirements te achterhalen en de veranderingen te managen. Nicole de Swart: “Daarom zijn er informatieanalisten nodig die de juiste vragen weten te stellen. Ik vind dat één van de boeiende kanten van het vakgebied.”

1. Belanghebbenden zijn niet beschikbaar.

Maar de grootste frustratie voor de meeste deelnemers, alhoewel nipt met 37%, is het niet beschikbaar zijn van belanghebbenden voor gesprekken en workshops.

Zij noemen hiervoor als redenen: onvoldoende commitment van het management, andere zaken zijn belangrijker of urgenter of beide, en de beste mensen zijn altijd bij veel zaken betrokken.

Paul van Kemenade ziet nog een andere oorzaak, namelijk dat belanghebbenden te laat worden onderkend en aangehaakt. “Dan wordt van hen verwacht dat ze even hun requirements doorgeven, terwijl ze helemaal niet meegenomen zijn van begin af aan in de verandering. En dus ook niet bij de eerdere verzamelsessies betrokken zijn.”

Hoe deze ergernis weg te nemen? Paul adviseert om vooraf een goede stakeholderlijst op te stellen, inclusief een beeld van hun betrokkenheid. Op basis van deze lijst kun je dan een goede planning maken van alle requirementsactiviteiten.

Reacties zijn welkom!

,

No comments yet.

Leave a Reply