Voorkom saaie retrospecties die niets opleveren

Retrospecties die wel voor verandering zorgen

 

Het eind van het jaar is voor veel mensen een periode van persoonlijke bezinning. Van terugblikken en alvast vooruitkijken. Wat ging goed? Wat kan beter? En wat moet ik daarvoor dan gaan doen?

Ook in organisaties zie je dat er vaak een ‘time-out’ wordt genomen om de werkwijze, gebruikte methoden, vaardigheden en de onderlinge samenwerking te evalueren.

In een traditionele ontwikkelomgeving gebeurt dit aan het einde van het project, in een zgn. ‘Lessons Learned’- meeting. In een Agile omgeving gebeurt dit veel vaker, namelijk aan het eind van iedere sprint (na iedere 1-4 weken) in een zgn. ‘Sprint Retrospective’.

Het doel van een retrospectie is altijd hetzelfde: het volgende project of de volgende sprint beter (lees productiever) laten verlopen.

Alleen in de praktijk leidt niet iedere retrospectie ook echt tot concrete veranderingen. Vaak doordat men tijdens de retrospectie in één of meer van de volgende valkuilen trapt:

  • Er is niet eerst een veilige omgeving gecreëerd om open en eerlijk te zijn.
  • Iedere retrospectie is steeds weer hetzelfde. Deelnemers raken hierdoor verveeld en komen niet meer met nieuwe verbetersuggesties.
  • Niet iedere deelnemer krijgt de gelegenheid om zijn/haar bijdrage te leveren. Een paar dominante personen hebben steeds het woord.
  • Er is wel veel discussie, maar concrete beslissingen worden uiteindelijk niet genomen.
  • Deelnemers maken van de gelegenheid gebruik om over en weer beschuldigingen en verwijten te uiten. Waardoor er te weinig aandacht is voor de werkelijke problemen.
  • Beslissingen worden te snel genomen. Zonder dat eerst goed naar de feiten wordt gekeken.

Maar hoe zorg je er dan voor dat een retrospectie wel tot concrete veranderingen leidt? Een vraag waar vele teams mee worstelen. Het volgende stappenplan kan hierbij helpen:

Stap 1: Creëer de juiste setting om als team te kunnen denken
Bepaal het thema van de retrospectie en varieer dit thema regelmatig voor opvolgende retrospecties. Leg bijvoorbeeld de ene keer de focus op het verbeteren van de onderlinge samenwerking en de andere keer op het gebruik van standaarden.

Maak in deze eerste stap ook afspraken hoe met elkaar om te gaan tijdens de retrospectie. Bijvoorbeeld: “Speel de bal, niet de persoon.”

Stap 2: Verzamel de gegevens
Creëer een gezamenlijk beeld van de afgelopen periode. Wat is er werkelijk gebeurd tijdens het project of de sprint?

Stap 3: Analyseer de gegevens
Wat vertellen de gegevens ons over hoe wij onze methoden gebruiken of over hoe wij samenwerken en/of communiceren? Wat zijn de oorzaken? En welke patronen houden ze in stand?

Stap 4: Selecteer de verbeteracties
Bepaal welke concrete acties haalbaar zijn en maak hieruit een keuze. Kies 1 hooguit 2 acties voor de volgende periode. Het eigenlijke werk moet immers ook nog gedaan worden.

Stap 5: Sluit de retrospectie af
Bepaal hoe en door wie de acties zullen worden opgevolgd.
Verzamel in deze laatste stap tevens informatie over de retrospectie zelf. Hoe waardevol hebben de deelnemers de sessie ervaren? Welke ideeën zijn er om de volgende retrospectie te verbeteren?

Maar met deze 5 stappen alleen ben je er nog niet.
Hier volgen nog drie aanvullende tips om retrospecties succesvol te maken:

1. Zorg voor variatie
Hou de retrospecties levendig en boeiend. Dat geldt niet alleen voor het thema van de retrospectie, maar ook voor de werkvormen om de informatie boven water te krijgen.

2. Sla geen stappen over
Boet niet in op de kwaliteit van de resultaten. Is er weinig tijd? Stem dan per stap de werkvorm af op de tijd die beschikbaar is.

3. Zorg voor een neutrale en ervaren facilitator
Laat de retrospectie begeleiden door iemand die niet bij het project of de sprint betrokken is geweest en die geen belang heeft bij de uitkomst. Een neutrale en ervaren facilitator krijgt vaak meer informatie uit het team. Ook omdat deelnemers zich veiliger voelen om open en eerlijk te zijn.

No comments yet.

Leave a Reply