10 onmisbare ingrediënten voor een succesvolle requirements workshop

Tien onmisbare ingrediënten voor een succesvolle requirements workshop

Kijk jij ook wel eens naar Heel Holland Bakt? Dat kneuterige programma waarin de deelnemers strijden om de titel ‘beste thuisbakker van Nederland’?

Nee? Dan zou ik toch eens gaan kijken, want het is niet alleen heel humoristisch, je kunt er ook veel van leren over het faciliteren van requirements workshops.

Vooral van de gevreesde technische opdracht. Dan krijgen alle kandidaten exact dezelfde ingrediënten om bijvoorbeeld overheerlijke kokoskransjes te maken en moeten ze zelf, met slechts een heel summier recept, uit zien te vinden hoe het product dient te worden bereid. En dat alles binnen een bepaalde tijd natuurlijk.

En dan begint het feest: deelnemers die worstelen om het juiste beslag te maken, vergeten de oven voor te verwarmen, in paniek raken als het deeg niet gaat rijzen en dan hun fouten nog enigszins proberen te ‘verbloemen’ voor de jury. Alles voorzien van het gortdroge commentaar van Martine Bijl.

En dan het eindresultaat: Te zoet, te flauw, te hard gebakken, te zacht van binnen, of juist weer te droog, … , en dan soms, verrukkelijk, goed gebakken!

Zie je de overeenkomsten al met het faciliteren van een requirements workshop?

Het faciliteren van een requirements workshop is net als taarten bakken: als je ook maar één basisingrediënt vergeet, verkeerd doseert of op het verkeerde moment toevoegt, dan krijg je ’n heel andere workshop dan je in gedachten had.

Nog te vaak zie ik dat, door onbekendheid met alle basisingrediënten voor een workshop, product owners, business analisten en functioneel beheerders te lichtzinnig de workshop ingaan. Met tegenvallende resultaten als gevolg van langdurige en niet-relevante discussies, de aanwezigheid van de verkeerde mensen, saaie werkvormen en/of saboterende stakeholders.

Maar als je niet weet waar je als facilitator vooraf minimaal aan moet denken, dan kun je natuurlijk ook nooit goed doseren, plannen en een goed resultaat bereiken. Vandaar dit overzichtslijstje van 10 basisingrediënten voor een succesvolle requirements workshop:

1. Een gecommitteerde opdrachtgever
Elke requirements workshop kost tijd en geld. De opdrachtgever heeft binnen de organisatie de autoriteit én invloed om de workshop daadwerkelijk te laten plaatsvinden. Verder maak je als facilitator met de opdrachtgever afspraken over doel, deelnemers en zijn/haar gewenste aanwezigheid.

2. Voldoende voorbereidingstijd
Requirements workshops vergen een intensieve voorbereiding, zodat de deelnemers via een logische volgorde van activiteiten gezamenlijk werken aan het gemeenschappelijk doel. Reken hiervoor minimaal 2x de tijd van de workshop zelf.

3. Een gemeenschappelijk doel
Welk concreet resultaat moet na afloop van de requirements workshop zijn behaald? Is dat requirements ontdekken, ontdoen van aannames en/of prioriteren? Deze keuze bepaalt namelijk welke deelnemers noodzakelijk zijn, welke vragen cruciaal zijn, welke discussies relevant zijn, welke activiteiten nodig zijn, hoeveel tijd nodig is en welke producten opgeleverd moeten worden.

4. De juiste (mix aan) deelnemers
Zorg dat alle groepen stakeholders evenredig vertegenwoordigd zijn, maar beperk de workshop wel tot 7-12 inhoudelijke deelnemers. Wees dus selectief én kritisch, zodat alleen de mensen met de juiste kennis, ervaring en invloed vrijgemaakt worden van hun dagelijkse werk. Dit kan veel tijd kosten. Schakel hiervoor dus tijdig de opdrachtgever van de workshop in.

5. Een duidelijke rolverdeling
Naast het sponsoren, faciliteren en actief deelnemen zullen de resultaten van de workshop ook vastgelegd moeten worden. Wie gaat dit doen? En wie staat stand-by voor het beantwoorden van eventuele specialistische vragen? En wie zijn alleen als observator aanwezig?

6. Een geschikte ruimte
Een geschikte ruimte is meer dan alleen het reserveren van een vergaderzaal. Deelnemers moeten in staat zijn om hun activiteiten uit te kunnen voeren en hun werk met elkaar te delen. Zorg dus ook voor voldoende werkplekken, loopruimte, kale muren en ‘tools’ als beamer, (flipover)papier, geeltjes, stiften, etc…

7. Wederzijds vertrouwen
Het kost tijd om wederzijds vertrouwen op te bouwen, maar zodra het er is, bespaart het veel tijd. Maak dus aan het begin van de workshop tijd vrij om elkaar (beter) te leren kennen, gezamenlijk regels af te spreken en activiteiten in kleine groepjes uit te voeren.

8. Heldere spelregels
Hoe gaan we met elkaar samenwerken? Hoe gaan we tot besluiten komen? Wanneer is er sprake van een besluit? Zorg ervoor dat gemaakte afspraken hierover concreet, voor iedereen zichtbaar én door iedereen geaccepteerd zijn.

9. Tekst én tekeningen
Ontdek nieuwe, ontbrekende, onvolledige of tegenstrijdige requirements door deelnemers tijdens de workshop zowel visuele als tekstuele modellen te laten werken. Diagrammen zorgen voor snelheid en woorden voor nauwkeurigheid.

10. Variatie én fun
Gebruik verschillende werkvormen om vertrouwen, interactie, creativiteit, energie en deelname van iedereen te stimuleren. Varieer tussen activiteiten die deelnemers individueel, in kleine groepjes (2-3 personen) of met de hele groep uitvoeren. Breng waar mogelijk een spelelement of humor in.

Tot slot, voor het faciliteren van succesvolle requirements workshops geldt hetzelfde als voor lekkere taarten bakken:

Cookery is not chemistry, it is an art.
It requires instinct and taste rather than exact measurements.
(Marcel Boulestin)

 

Ben je wel eens één van deze ingrediënten vergeten? En waar kreeg je toen mee te maken? Ik ben benieuwd naar je ervaringen. Je kunt daarvoor hieronder een reactie achterlaten.

Vind je dit artikel waardevol? Deel het dan met anderen voor wie het ook interessant kan zijn, bijvoorbeeld via Facebook, Twitter, LinkedIn of Google+.  Alvast hartelijk dank daarvoor!

,

No comments yet.

Leave a Reply