Strooi niet met te veel zout in gesprekken over requirements

Zoek balans in doorvragen stakeholder over requirements

Iedereen die te maken heeft met het achterhalen van requirements bij stakeholders is het er over eens dat doorvragen cruciaal is. Immers het ultieme doel is om alle mogelijke informatie op te halen die van belang is, waarbij geen ruimte meer is voor aannames. Echter, een dilemma waar velen van ons tijdens gesprekken en workshops over requirements mee worstelen is:

Hoe ver ga je met doorvragen?

Eén requirement, geformuleerd in een enkele korte zin, kan namelijk al aanleiding geven tot vele vragen. Een stakeholder zegt bijvoorbeeld:

“Het nieuwe systeem moet uiteindelijk op alle beschikbare platforms kunnen draaien.”

Bijna alle woorden in deze ene zin kunnen in theorie leiden tot misverstanden en komen dus in aanmerking voor een aantal verhelderende vragen.

Alleen als je dát doet én bij alle requirements dan krijg je een onmogelijk gesprek dat niet alleen oneindig lang kan duren, maar hoogstwaarschijnlijk ook veel irritatie gaat oproepen bij de stakeholder. Want voor hem of haar voelt dat alsof je op alle slakken zout aan het leggen bent.

Het is dan ook de kunst om in een gesprek de juiste balans te vinden tussen bewuste aannames doen, het stellen van verhelderende vragen en de sfeer goed houden. Om de ene keer juist wel door te vragen en de andere keer bewust (nog even) niet.

Alleen dat is makkelijker gezegd dan gedaan, want hiervoor bestaat geen simpele vuistregel. Het komt dus altijd aan op ervaring en intuïtie.

Toch heb ik 5 tips die je kunnen helpen om tijdens een gesprek een goede afweging te maken:

  1. Schat je in of weet je dat je bepaalde informatie in documenten terug kunt vinden? Bijvoorbeeld in een verklarende woordenlijst of visiedocument? Wacht dan nog even.
  2. Is een term of afkorting echter essentieel voor het vervolg van het gesprek, en is je uit de context na 2 of 3x nog steeds niet duidelijk wat er precies mee bedoeld wordt? Vraag dan door.
  3. Twijfel je of je de stakeholder wel goed hebt begrepen? Stel dan een controlevraag en vat kort samen wat hij of zij heeft gezegd.
  4. Bouw gesprekken over requirements op. Je voert met stakeholders vaak meerdere gesprekken over hun requirements, dus is het wel nodig om nu al elk detail helder te krijgen?
  5. Hoeveel prioriteit heeft een requirement? Is het wel nodig om deze requirement nu al helemaal ‘aannamevrij’ te maken?

Kortom, in een gesprek met stakeholders over hun requirements is het belangrijk om zowel goed door te vragen als dit goed te doseren. Om het juiste moment te kiezen. En dat is een kwestie van veel ervaring opdoen, zodat je een gevoel krijgt wanneer je door moet gaan met vragen stellen en wanneer je daar beter nog even mee kunt wachten.

Heb jij ook nog tips voor anderen hoe met dit dilemma om te gaan? Hoe voorkom jij dat de stakeholder het gevoel krijgt dat je op alle slakken zout aan het leggen bent? Terwijl je toch zoveel mogelijk informatie probeert te achterhalen. Ik vind het leuk als je ons dat hieronder laat weten.

, , ,

No comments yet.

Leave a Reply