Sessies over requirements leiden? Zo houd je de regie


Sessies over requirements: lijden of leidenHoe houd je de regie over een gesprek of workshop? Wat kun je doen om mensen die constant aan het woord zijn netjes te onderbreken? En hoe zorg je ervoor dat zo’n dominant iemand dan ook daadwerkelijk zijn mond houdt?

Een probleem waar veel mensen mee worstelen wanneer ze sessies over requirements moeten leiden, zo blijkt uit de coachingsgesprekken die ik met deelnemers voer.

En ook een probleem dat bij allerlei soorten sessies over requirements naar voren komt. Of het nu gaat om een sessie om de requirements te achterhalen, te prioriteren of te reviewen, er is altijd wel iemand die veel aan het woord is, anderen continu afkapt en zijn of haar requirements en of standpunten blijft herhalen en probeert door te drukken.

Gevolg is wel dat de andere deelnemers aan de sessie zich gaan irriteren, zich vervelen, niet meer luisteren en afhaken. Vaak makkelijk te herkennen doordat mensen, al dan niet demonstratief, achterover gaan leunen met de armen over elkaar, hun mobieltje erbij pakken, uit het raam gaan staren, zwijgend aan het tekenen slaan of een volgende sessie niet meer willen komen.

Wat kun je nu als gespreksleider of workshop facilitator doen om deze negatieve dynamiek te doorbreken? Hoe zorg je ervoor dat het geen ‘one-man-show’ wordt en iedereen aan het woord komt, ook de stille Willies? Dat je de deelnemers aan requirementssessie leidt in plaats van dat zij (en ook jij) lijden.

Zoals zo vaak geldt ook hier: een goede voorbereiding en een strak begin van de sessie is het halve werk. Dat je niet wacht totdat het je overkomt en overvalt, maar dat je er al op anticipeert en adequaat en snel kunt handelen wanneer het zover is.

Dit zijn mijn 3 tips om dominante personen weer in het gareel te krijgen:

  1. Geef helder aan welk concreet resultaat en welke uitkomsten na afloop van de sessie moeten zijn behaald. Geef daarbij ook duidelijk aan of je wilt beslissen, brainstormen of inventariseren. Als het goed is heb je dit al in de uitnodiging gedaan en hebben de deelnemers hierover kunnen nadenken.
  2. Maak ook afspraken met de groep hoe er tijdens de sessie samengewerkt gaat worden om de gewenste uitkomsten te behalen. Maak afspraken over:
    1. De manier van discussiëren. Welke werkvormen worden ingezet?
      Doe niet alles plenair, maar laat de groep ook in duo’s of trio’s werken. Een ideale en subtiele manier om de stille Willy de stift te geven en dominante personen bij elkaar in een groepje te plaatsen.
    2. Wie doet wat. Wie heeft welke rol tijdens de sessie?
      Zorg er ook voor dat iedereen in de groep (en niet alleen jij!) verantwoordelijk wordt om in te grijpen wanneer een discussie naar zijn/haar mening te lang duurt, niet relevant is of een herhaling van zetten is geworden.
    3. De manier waarop beslissingen worden genomen. Wanneer zijn we het als groep met elkaar eens? Wanneer hebben we als groep daadwerkelijk een beslissing genomen?Het maken van deze afspraken met de groep hoeft echt niet veel tijd te kosten. Doe de deelnemers over bovenstaande zaken een voorstel en vraag vervolgens expliciet of iedereen het met deze afspraken eens is.
    4. En, ‘last, but not least’, maak de afspraken visueel. Zorg ervoor dat tijdens de sessie voor iedereen de gemaakte afspraken zichtbaar zijn en blijven. Hang bijvoorbeeld alvast flipovervellen op voor doel, agenda, spelregels, acties en geparkeerde opmerkingen. Zorg eventueel ook voor attributen op tafel waarmee deelnemers kunnen aangeven dat ze een discussie of onderwerp willen parkeren. Dat is niet alleen om het hen snel, makkelijk en luchtig te maken, maar helpt deelnemers ook continu herinneren om kort en bondig van stof te blijven.

Deze zaken lijken op het eerste gezicht misschien triviaal, maar ze geven je tijdens de inhoudelijke discussie over de requirements zelf heel effectieve mogelijkheden om het gesprek of de workshop te structureren en bij te sturen.

Zo kun je wanneer je merkt dat iemand geen ruimte laat voor anderen subtiel terugschakelen naar de gemaakte afspraken. Als ene Wim bijvoorbeeld op de nadelen van een oplossing blijft hameren kun je bijvoorbeeld schakelen naar de agenda en zeggen: “Wim bedankt, ik ben nu ook benieuwd naar de voordelen. Wie kan er een paar noemen?”.

Iets minder subtiel is om de sessie even te onderbreken om bijvoorbeeld weer even kort stil te staan bij de gemaakte afspraken waar iedereen mee akkoord was. Dan zijn de flipovervellen die je hebt opgehangen buitengewoon handig om letterlijk naar te verwijzen.

Er zijn vast nog meer tips en technieken die je kunt toepassen om iedereen in een requirementssessie aan het woord te laten komen. Welke pas jij toe?

Vind je dit artikel waardevol? Deel het dan met anderen voor wie het ook interessant kan zijn, bijvoorbeeld via Facebook, Twitter, LinkedIn of Google+. Alvast hartelijk dank daarvoor!

, ,

No comments yet.

Leave a Reply