Zo ontmasker je op tijd de mol in jouw requirements workshop

Wie is de Mol in jouw requirements workshop

Elk jaar geniet ik weer volop van het tv-programma ‘Wie is de Mol?’.  Je kunt me nog net geen molloot noemen, maar heel veel scheelt het niet.

Voor wie dit programma niet kent, dit is een spel waarbij de kandidaten als groep verschillende opdrachten moeten uitvoeren met als doel om zoveel mogelijk geld voor de pot te verdienen. Alleen één kandidaat is de mol en probeert deze opdrachten steeds te saboteren, zodat er geen geld in de pot komt of er weer uit verdwijnt. Aan de overige kandidaten (en televisiekijkers) de taak om deze mol te ontmaskeren.

Maar nu van het spel naar de praktijk op kantoor. Ook in requirements workshops kun je als facilitator soms te maken krijgen met stakeholders die ‘mollenstreken’ uithalen, omdat ze er een verborgen agenda op na houden. Als facilitator heb je dan het gevoel dat er ‘iets’ speelt, maar je weet niet precies wat.

Toch zijn er vaak wel signalen zichtbaar waaruit je kunt afleiden dat er mogelijk één of zelfs meerdere mollen in jouw requirements workshop actief zijn. Voorbeelden hiervan zijn o.a.:

  • Ellenlange discussies over bijzaken.
  • Het lukt maar niet om het met elkaar eens te worden en een besluit te nemen.
  • Deelnemers die niet of nauwelijks meedoen aan de discussie.
  • Deelnemers die op het allerlaatste moment afzeggen.
  • Deelnemers die ‘Ja’ zeggen, maar vervolgens ‘Nee’ doen (of vice versa).

Erg vervelend, want verborgen agenda’s kunnen bijvoorbeeld weer zorgen voor vertraging, irritatie, mensen die zich niet vrij voelen om zich uit te spreken of informatie te delen en mensen die hun kostbare tijd niet meer vrij willen maken voor eventuele volgende workshops.

Het is dus zaak om nog vóórdat de requirements workshop van start gaat de mogelijke verborgen agenda’s van de deelnemers al boven water te krijgen. Je kunt dan bij het voorbereiden van de workshop er al rekening mee houden en maatregelen treffen door bijvoorbeeld de activiteiten, groepsindelingen en de manier waarop besluiten genomen worden daarop afstemmen.

Maar hoe doe je dat? Hoe kom je er als facilitator vooraf al achter of er verborgen agenda’s zijn? En zo ja, welke?

Heel simpel, door er naar te vragen in een persoonlijk gesprek. Klinkt misschien tegenstrijdig, maar verborgen agenda’s zijn toch wel vaak bekend bij één of meerdere personen. Alleen men durft vaak niet in het bijzijn van anderen openlijk te praten over zaken als:

  • Angst dat het nieuwe systeem tot verlies van hun baan gaat leiden.
  • Frustratie, omdat altijd dezelfde stakeholder zijn of haar zin krijgt of geen verantwoordelijkheid neemt.

Afhankelijk van je eigen stijl, voorkeur en inschatting hoe de ander zal reageren kun je dit ofwel heel direct doen, met bijvoorbeeld de volgende twee vragen:

  • Denk je dat anderen een verborgen agenda hebben voor deze workshop?
  • Heb je zelf een verborgen agenda?

Of iets subtieler:

  • Hoe denk je dat anderen erin zullen gaan zitten?
  • Hoe zit je er zelf in?

Stel deze vragen in ieder geval aan de sponsor van de workshop tijdens de voorbespreking. Heb je de tijd én de kans om ook nog individueel met stakeholders en deelnemers te spreken, stel hen dan dezelfde vragen. Het kan je niet alleen heel veel waardevolle input opleveren voor de opzet van je workshop, maar je kunt molgedrag ook sneller herkennen tijdens de workshop zelf en er adequater op reageren.

Heb je zelf ook wel eens te maken met ‘mollen’ in je requirements workshops? En hoe ga jij daar dan mee om? Ik ben benieuwd.

, ,

3 Responses to Zo ontmasker je op tijd de mol in jouw requirements workshop

  1. Dinis Rodrigues February 17, 2016 at 7:16 pm #

    Mooi onderwerp, iets waar vaak geen aandacht aan wordt besteed. Volgens mij heeft in principe iedereen een verborgen agenda; we verdedigen allemaal onze eigen belangen of het belang van de groep waar we toe behoren (dit is gewoon politiek). Een manier om na te gaan of de eigen belangen de (project)doelstelling(en) in de weg kunnen zitten is na te gaan welke impact een bepaalde projectresultaat heeft op alle afdelingen (intern/extern) die een relatie hebben met het projectresultaat. Als het impact negatief uitvalt voor een bepaalde groep dan kun je er donders op zeggen dat de mogelijkheid tot sabotage groot is door een persoon uit deze groep (sabotage kan bewust en/of onbewust zijn). Tijdens zo’n workshop besteed je extra aandacht op het gedrag van degenen die uit de groep komen waar het projectresultaat een negatief impact op heeft. Hierbij is het letten op de lichaamstaal essentieel. Iemand kan met alles meedoen en toch een aversie hebben voor wat er gebeurt. Niets voor niets wordt in de Agile-gedacht als een van de principes aangegeven om het team uit gemotiveerde individuen op te stellen. In mijn optiek geldt dit voor alles waar een resultaat uit moet komen via samenwerking: gemotiveerde personen (met aandacht voor de niet gemotiveerde personen). Motivatie werkt aanstekelijk, net als lachen.

    • Mirjam van den Berg February 19, 2016 at 6:34 pm #

      Dank voor je reactie Dinis!

      En het behalen van het grote resultaat door het vieren van kleine successen onderweg werkt ook erg aanstekelijk en vergroot tevens weer de motivatie en samenwerking.

      Groeten, Mirjam

  2. Dinis Rodrigues February 22, 2016 at 7:45 pm #

    Klopt helemaal.

Leave a Reply