Oh jee, alwéér terug naar de stakeholder met vragen

Terug naar de stakeholder met vragen over hun requirements

Heb jij dat ook? Dat je net een gesprek hebt gehad met één of meer stakeholders over hun requirements en dat er daarna nog allerlei vragen door je hoofd schieten die je eigenlijk had moeten stellen? Of dat dit gebeurt als je het gesprek aan het uitwerken bent?

En dat je daardoor terug moet om deze vragen alsnog te stellen? Vaak meer dan eens. En dat je het idee hebt dat stakeholders geïrriteerd raken dat je steeds terug komt met nog meer vragen?

Helemaal voorkomen dat dit gebeurd kun je niet, maar vervolgvragen kun je wel minimaliseren en minder irritant maken, voor stakeholders én voor jezelf.

Dit zijn 6 maatregelen die je kunt nemen:

1. Bepaal vooraf de uitkomst van het gesprek
Als je van tevoren weet welke informatie je uit een gesprek wilt halen dan kun je vooraf beter nadenken welke vragen je daarvoor moet stellen.

2. Stel voor jezelf een agenda op
Als je weet welke vragen je wilt stellen, maak dan voor jezelf een plan hoe je het gesprek wilt laten verlopen. Welke vragen hebben de hoogste prioriteit en wil je het eerst stellen en welke vragen komen pas daarna aan bod? Daarnaast helpt een agenda je om weer de draad op te kunnen pakken als je tijdens het gesprek toch op een zijspoor bent beland.

3. Doe vooronderzoek
Vraag tijdens een gesprek niet naar de bekende weg. Stel geen vragen die je gemakkelijk zelf had kunnen beantwoorden door wat onderzoek te doen. Gebruik de kostbare tijd om de stakeholders gefocust te houden en de échte informatie boven tafel te halen.

4. Luister actief
Goed kunnen luisteren is net zo belangrijk als goede vragen kunnen stellen. Vervolgvragen komen dan tijdens het gesprek heel natuurlijk en automatisch in je op. Dit geeft stakeholders vertrouwen en daardoor zullen ze uit zichzelf weer meer informatie met je willen delen.

5. Vraag weke vragen ontbreken
Ook al heb je het gesprek goed voorbereid, dan nog kun je vragen over het hoofd hebben gezien. Vraag daarom altijd aan het eind van het gesprek of iemand nog iets wil delen of dat er misschien belangrijke vragen niet gesteld zijn die wel gesteld hadden moeten worden. Ook al zijn ze er op dat moment niet, je laat wel merken dat je open staat voor meer informatie.

6. Laat de vervolgstappen weten
Informeer de stakeholder(s) wat je met de informatie gaat doen en laat weten dat je misschien vervolgvragen hebt. Zo komen die vragen, als je ze dan toch hebt, niet meer als een verrassing én zijn ze ook niet meer zo irritant.

Vind je dit artikel interessant voor anderen of heb je aanvullende tips?
Zo ja, klik dan op Facebook even op ‘Vind ik leuk’ en/of laat een reactie achter.

,

No comments yet.

Leave a Reply