In 7 stappen naar gedragen requirements

Laatst kwam ik op LinkedIn de volgende vraag tegen:

“Welke aanpak pas jij toe om conflicten m.b.t. requirements op te lossen?”

In dit artikel geef ik mijn reactie op die vraag.

In bijna alle ICT-projecten worden diverse belanghebbenden betrokken bij het opstellen van de wensen en eisen. Elk vanuit hun eigen discipline, kennis en expertise. En elke belanghebbende wil natuurlijk zijn eigen belangen terug zien in de wensen en eisen. Zo willen bijvoorbeeld directe gebruikers graag hun werkelijke behoefte terug zien, managers willen graag dat het project binnen scope, kosten en tijd blijft en de ontwikkelaars en testers letten vooral op de kwaliteit van de requirements, zodat ze goede ontwerpen en testgevallen kunnen maken.

Deze verschillen in belangen kunnen leiden tot meningsverschillen tussen de betrokken belanghebbenden. Zo kunnen zij het bijvoorbeeld oneens zijn over welke wensen en eisen wel of juist niet tot de scope van het project of de volgende release behoren. Of ze kunnen het oneens zijn over de prioriteit van bepaalde wensen en eisen, of over de gebruikte definities of over de criteria voor acceptatie of over … et cetera …

Niet zelden blijven deze meningsverschillen gedurende het gehele project bestaan. En soms nog langer.

In de praktijk zie je vaak dat NIETS is afgesproken over hoe belanghebbenden tot een besluit moeten komen. Met alle gevolgen van dien. Zo kan het gebeuren dat er vage, impliciete, of zelfs helemaal geen beslissingen worden genomen. En dit leidt weer tot verwarring. De een gaat al aan de slag, omdat hij/zij denkt dat er al een besluit genomen is. Terwijl de ander nog niet aan de slag wil, omdat hij/zij vindt dat er nog geen beslissing is genomen. En dat zorgt weer voor irritaties, ellenlange ‘welles-nietes’ discussies over welke beslissing is genomen, door wie en wanneer. Kortom, dit leidt dus tot verspilling van tijd en geld!

Deze problemen kun je voorkomen door stapsgewijs tot expliciete beslissingen te komen.

Stap 1: Bepaal welke beslissing moet worden genomen.

Stap 2: Bepaal wie eindverantwoordelijk is voor de beslissing.

Dit is de persoon die de autoriteit heeft om beslissingen te implementeren en de verantwoordelijkheid heeft ervoor te zorgen dat de beslissing wordt gedragen door de organisatie.

Stap 3: Laat eindverantwoordelijke bepalen welke beslisregel van toepassing is.

Deze persoon moet daarbij een afweging maken tussen het betrekken van de belanghebbenden bij de beslissing en de snelheid waarmee een beslissing moet worden genomen.

Als snelheid noodzakelijk is of als de belangen klein zijn dan zijn de volgende regels prima te gebruiken: meerderheid van stemmen, delegeren aan 1 persoon, tossen (kop of munt) of besluit-zonder-discussie.

De regels consensus en besluit-na-discussie zijn het meest geschikt wanneer de belangen gemiddeld tot groot zijn. Zoals vaak het geval is bij het opstellen van wensen en eisen.

Stap 4: Voer discussie met belanghebbenden en sluit deze af met een voorstel tot een beslissing.

Stap 5: Laat belanghebbenden stemmen.

Om consensus en besluit-na-discussie effectief te gebruiken zul me moeten bepalen in welke mate de individuele belanghebbenden het eens zijn met de voorgestelde beslissing. Dit kun je het beste doen door de belanghebbenden te laten stemmen. Bijvoorbeeld op een 5-puntsschaal: helemaal eens – eens – neutraal – oneens – helemaal oneens.

Stap 6: Herhaal stap 4 en 5 zolang er geen beslissing of consensus is.

Is de regel besluit-na-discussie, dan neemt de beslisser ofwel een besluit ofwel vraagt om meer discussie. Is de regel consensus en zijn er nog belanghebbenden die het niet eens zijn met het besluit, dan zal er verder aan het voorstel moeten worden gewerkt.

Stap 7: Documenteer de beslissing.

Dit zorgt er tenslotte voor dat de beslissing expliciet wordt. Leg vast welke beslissing, wanneer en door wie is genomen. Leg ook vast welke regel gebruikt is om tot het besluit te komen.


Samengevat
, wil je meningsverschillen tussen belanghebbenden goed oplossen zorg dan voor een duidelijk proces en een duidelijke regel om tot expliciete en gedragen beslissingen te komen.

Reacties zijn welkom!

No comments yet.

Leave a Reply