Een grote valkuil in requirements workshops (volgens deelnemers)

Grote valkuil bij ontwerpen requirements workshops - no fun!

Vorige week stelde ik de deelnemers aan de training ‘Agile Requirements Practitioner’ die nog nooit een requirements workshop hadden gefaciliteerd de vraag: “In welke valkuilen heb je facilitators wel eens zien vallen?” Zij kwamen toen met een lijst van acht valkuilen.

Toen ik daarna de groep deelnemers die al wél eens een workshop hadden gefaciliteerd vroeg wat voor hun daaruit de meest opvallende was kwam als antwoord: “No fun, daar hadden we zelf helemaal niet aan gedacht.” Zelf hadden ze namelijk ondertussen een lijst opgesteld van elf zaken waar je als facilitator allemaal aan moet denken als je een succesvolle requirements workshop gaat voorbereiden en ontwerpen.

Maar ‘fun in de workshop’ is natuurlijk gemakkelijker gezegd dan gedaan. Vaak wordt ‘fun’ in trainingen en workshops geassocieerd met humor, spelletjes en oefeningen om weer energie te krijgen, de zgn. ‘energizers’ . Maar deze zaken lukraak toepassen in je workshop brengt ook een aantal gevaren met zich mee. Bekende risico’s van ‘energizers’ zijn:

  • Ze kunnen door deelnemers worden beschouwd als verlies van kostbare tijd.
  • Bepaalde fysieke activiteiten kunnen door deelnemers worden beschouwd als ‘te intiem’.
  • Deelnemers kunnen weigeren om mee te doen, omdat ze allergisch zijn voor ‘energizers’ die alleen maar worden gebruikt voor de lol en die niets met het onderwerp te maken hebben.
  • Deelnemers die niet mee kunnen doen als er gerend, gesprongen of gehurkt moet worden.

Kortom, je loopt een zeker risico dat deelnemers in de weerstand schieten als je de workshop ook leuk wilt maken.

Maar, hoe dan wel? Hoe zorg je ervoor dat de requirements workshop tegelijkertijd én leuk is én productief? Dat is belangrijk om te weten, want uit onderzoek blijkt dat mensen productiever zijn wanneer ze het naar hun zin hebben. En ook belangrijk omdat in een Agile ontwikkelomgeving veel op workshops wordt geleund om de diverse requirements (van needs, tot features en user stories) te achterhalen. En dus steeds vaker zal worden ingezet nu er steeds meer software volgens Agile principes wordt ontwikkeld.

Maar voordat ik mijn zeven tips geef eerst nog de volgende vraag. “Wanneer ervaar je een workshop eigenlijk als ‘leuk’?” Dat is niet alleen wanneer er gelachen wordt, maar ook wanneer het voelt alsof de tijd voorbij vliegt. Wanneer er dynamiek is. Wanneer deelnemers het als een beleving ervaren én wanneer er tegelijkertijd concrete resultaten worden behaald.

Om dát te bereiken pas ik zelf vaak de volgende zeven sfeerverhogende tips bij het ontwerpen van requirements workshops toe:

  1. Zorg voor activerende werkvormen die een concreet resultaat opleveren.
    Doe geen energizer alleen om de energizer! Koppel eventuele spel- en funelementen altijd aan een inhoudelijk resultaat dat moet worden behaald tijdens de workshop. Lees tip 7 voor de uitzondering hierop.
  2. Stel groepjes geheel willekeurig samen.
    Verzin eens een creatieve manier om deelnemers in groepjes in te delen, anders dan bijvoorbeeld de deelnemers nummers ( 1 – 2 – 1 – 2 – … ) te geven. Je zult zien, het geeft meteen reuring in de groep.
  3. Zorg steeds voor variatie in de samenstelling van de groepjes…
    Niets zo erg als een hele workshop alle opdrachten met hetzelfde groepje of dezelfde persoon te moeten doen, als er een (voor jou) irritante snuiter tussen zit.
  4.  … en in de werkvormen zelf.
    Iedere keer dezelfde werkvorm toepassen wordt op den duur ook saai. Verras de deelnemers steeds weer door een mix aan creatieve technieken, werkvormen en vragen te gebruiken. Experimenteer ook eens met een hele nieuwe techniek die ze nog niet kennen.
  5. Kies zoveel mogelijk werkvormen waarbij alle deelnemers tegelijkertijd actief zijn.
    Zorg ervoor dat alle deelnemers tegelijkertijd een actieve rol hebben tijdens een opdracht en ook een actieve bijdrage moeten leveren. Groepjes van 3 zijn daarvoor ideaal qua grootte.
  6. Zorg ervoor dat deelnemers ook letterlijk van hun stoel moeten komen.
    Wie heeft niet meegemaakt dat op het moment dat je naar het toilet gaat, op de fiets stapt of een lunchwandeling maakt ineens nieuwe ideeën te binnen schieten? Laat deelnemers dus regelmatig in beweging komen.
  7. Gebruik losse ‘energizers’ alleen wanneer je er een heel duidelijk doel mee hebt.
    En dat doel is niet het verhogen van het energieniveau alleen. Ikzelf gebruik een korte losse ‘energizer’ alleen als ik de deelnemers heel bewust eerst los wil laten komen van de inhoud. Om hun gedachten even af te leiden voordat ze aan de volgende opdracht beginnen.

Kort samengevat: Ga je binnenkort zelf een requirements workshop faciliteren? Ontwerp je workshop dan zo dat er al voldoende afwisseling , dynamiek en (fysieke) activiteit in zit. Dat de werkvormen om het inhoudelijke resultaat te behalen zelf al energie geven. Dan is het namelijk helemaal niet meer nodig om tussentijds nog ‘energizers’ in te zetten om de batterij van de deelnemers weer op te laden.

Hoe ga jij om met ‘fun’ in je requirements workshops? Heb je nog aanvullende tips? Je kunt hieronder een reactie achterlaten. Ik ben erg benieuwd!

Vind je dit artikel waardevol? Deel het dan met anderen voor wie het ook interessant kan zijn, bijvoorbeeld via Facebook, Twitter, LinkedIn of Google+. Alvast hartelijk dank daarvoor!

,

No comments yet.

Leave a Reply