De meestgemaakte ontwerpfout in requirements workshops

Sketch122202947

Laatst maakte een deelnemer aan één van mijn workshops de volgende opmerking:

“De kwaliteit van de requirements in de ochtend is vaak een stuk beter dan de kwaliteit van de requirements die in de middag worden opgesteld”.

Herken je dit ook?

Mijn eerste vraag was toen: “Hoe denk je dat dit komt?”
Waarop hij direct antwoordde: “De requirements workshops duren gewoon veel te lang.”

De duur van een workshop kan invloed hebben op de kwaliteit van de requirements die worden opgesteld. Echter, dit hoeft helemaal niet het geval te zijn.

Mijn ervaring is dat er vaak sprake is van een ontwerpfout door de facilitator. Dat er geen of nauwelijks variatie is gedurende de sessie en dat de deelnemers de workshop als saai ervaren. Tja, en dan is het onvermijdelijk dat bij een workshop die wat langer duurt na de lunch (of al eerder) de energie wegzakt en de mensen in die welbekende dip terecht komen. En dat komt de kwaliteit van de requirements natuurlijk niet ten goede.

En dat is echt jammer, want uit onderzoek blijkt dat mensen productiever en effectiever zijn wanneer ze het naar hun zin hebben. Maar hoe zorg je daarvoor? Dat de requirements workshop tegelijkertijd kwalitatief goede requiments oplevert én leuk is?

Belangrijk om te weten, want steeds meer software wordt volgens Agile principes ontwikkeld en dus zal er ook steeds meer op requirements workshops worden geleund.

Maar voordat ik mijn zeven tips geef  is het eerst van belang om te weten wanneer een workshop nou als ‘leuk’ wordt ervaren door de deelnemers. Dat is niet alleen wanneer er ontzettend wordt gelachen en de ene na de andere dijenkletser op de deelnemers wordt afgevuurd.

Lachen is zeker belangrijk, want het zorgt voor een goede sfeer. Maar deelnemers willen ook het gevoel hebben dat de tijd voorbij vliegt, dat er dynamiek is en dat er tegelijkertijd heel concrete resultaten worden behaald. Anders hebben ze na afloop het gevoel dat ze hun kostbare tijd beter hadden kunnen besteden en komen ze de volgende keer (liever) niet meer.

En dan nu mijn zeven tips om doodsaaie requirements workshops te voorkomen:

  1. Zorg voor activerende werkvormen die een concreet resultaat opleveren.
    Doe geen energizer alleen om de energizer! Koppel eventuele spel- en funelementen altijd aan een inhoudelijk resultaat dat moet worden behaald tijdens de workshop. Lees tip 7 voor de uitzondering hierop.
  1. Stel groepjes geheel willekeurig samen.
    Verzin eens een creatieve manier om deelnemers in groepjes in te delen, anders dan bijvoorbeeld de deelnemers nummers ( 1 – 2 – 1 – 2 – … ) te geven. Je zult zien, het geeft meteen reuring in de groep.
    .
  2. Zorg steeds voor variatie in de samenstelling van de groepjes…
    Niets zo erg als een hele workshop alle opdrachten met hetzelfde groepje of dezelfde persoon te moeten doen, als er een (voor jou) irritante snuiter tussen zit.
  1. … en in de werkvormen zelf.
    Iedere keer dezelfde werkvorm toepassen wordt op den duur ook saai. Verras de deelnemers steeds weer door een mix aan creatieve technieken, werkvormen en vragen te gebruiken. Experimenteer ook eens met een hele nieuwe techniek die ze nog niet kennen.
  1. Kies zoveel mogelijk werkvormen waarbij alle deelnemers tegelijkertijd actief zijn.
    Zorg ervoor dat alle deelnemers tegelijkertijd een actieve rol hebben tijdens een opdracht en ook een actieve bijdrage moeten leveren. Groepjes van 3 zijn daarvoor ideaal qua grootte.
  1. Zorg ervoor dat deelnemers ook letterlijk van hun stoel moeten komen.
    Wie heeft niet meegemaakt dat op het moment dat je naar het toilet gaat, op de fiets stapt of een lunchwandeling maakt ineens nieuwe ideeën te binnen schieten? Laat deelnemers dus regelmatig in beweging komen.
  1. Gebruik losse ‘energizers’ alleen wanneer je er een heel duidelijk doel mee hebt.
    En dat doel is niet het verhogen van het energieniveau alleen. Ikzelf gebruik een korte losse ‘energizer’ alleen als ik de deelnemers heel bewust eerst los wil laten komen van de inhoud. Om hun gedachten even af te leiden voordat ze aan de volgende opdracht beginnen.

Kort samengevat: Ga je binnenkort zelf een requirements workshop faciliteren? Ontwerp je workshop dan zo dat er al voldoende afwisseling , dynamiek en (fysieke) activiteit in zit. Dat de werkvormen om het inhoudelijke resultaat te behalen zelf al energie geven. Dan is het namelijk helemaal niet meer nodig om tussentijds nog ‘energizers’ in te zetten om de batterij van de deelnemers weer op te laden.

Hoe zorg jij voor ‘fun’ in je requirements workshops? Heb je nog aanvullende tips? Je kunt hieronder een reactie achterlaten. Ik ben erg benieuwd!

Vind je dit artikel waardevol? Deel het dan met anderen voor wie het ook interessant kan zijn, bijvoorbeeld via Facebook, Twitter, LinkedIn of Google+. Alvast hartelijk dank daarvoor!

, ,

2 Responses to De meestgemaakte ontwerpfout in requirements workshops

  1. Olga van Diem February 22, 2016 at 5:00 pm #

    Wie wil er nou niet meer fun én resultaten bereiken? Leuk en praktisch toepasbaar artikel!

    (Ook gedeeld op https://www.facebook.com/positivoer/)

    • Mirjam van den Berg February 23, 2016 at 8:53 am #

      Dank voor het compliment en het delen! Grtn, Mirjam

Leave a Reply