Conflicten over requirements? Zo los je ze op!

Conflicten over requirements oplossen

In bijna alle ICT-projecten worden diverse belanghebbenden betrokken bij het opstellen van de wensen en eisen. Elk vanuit hun eigen discipline, kennis en expertise. En elke belanghebbende wil natuurlijk zijn eigen belangen terug zien in de wensen en eisen. Zo willen bijvoorbeeld directe gebruikers graag hun werkelijke behoefte terug zien, managers willen graag dat het project binnen scope, kosten en tijd blijft en de ontwikkelaars en testers letten vooral op de kwaliteit van de requirements, zodat ze goede ontwerpen en testgevallen kunnen maken.

Deze verschillen in belangen leiden altijd tot meningsverschillen tussen de belanghebbenden. Over welke wensen en eisen wel of juist niet tot de scope van het project of de volgende release behoren. Over de prioriteit van bepaalde wensen en eisen, over de gebruikte definities, over de criteria voor acceptatie, of over…

Niet zelden blijven deze meningsverschillen gedurende het gehele project bestaan. En soms zelfs tot ver na het project.

Een belangrijke reden hiervoor is dat er in projecten meestal geen afspraken worden gemaakt over hoe beslissingen moeten worden genomen. Met alle gevolgen van dien. Zo kan het gebeuren dat er vage, impliciete, of zelfs helemaal geen beslissingen worden genomen. En dit leidt weer tot verwarring. De een gaat al aan de slag, omdat hij/zij denkt dat er al een besluit genomen is. Terwijl de ander nog niet aan de slag wil, omdat hij/zij vindt dat er nog geen beslissing is genomen. En dat zorgt weer voor irritaties, ellenlange ‘welles-nietes’ discussies over welke beslissing is genomen, door wie en wanneer. Kortom, dit leidt dus tot verspilling van tijd en geld!

Maar hoe los je conflicten tussen belanghebbenden dan zo snel mogelijk op? Een vraag waar veel projecten mee worstelen. De volgende 7 stappen helpen hierbij.

Stap 1: Bepaal welke beslissing moet worden genomen.

Stap 2: Bepaal wie eindverantwoordelijk is voor de beslissing.

Stap 3: Laat eindverantwoordelijke bepalen welke beslisregel van toepassing is.
Deze persoon moet daarbij een afweging maken tussen het betrekken van de belanghebbenden bij de beslissing en de snelheid waarmee een beslissing moet worden genomen.

Als snelheid noodzakelijk is of als de belangen klein zijn dan zijn de volgende regels prima te gebruiken: meerderheid van stemmen, delegeren aan 1 persoon, tossen of besluit-zonder-discussie. Ga door naar stap 7.

De regels consensus en besluit-na-discussie zijn het meest geschikt wanneer de belangen gemiddeld tot groot zijn. Zoals vaak het geval is bij het opstellen van wensen en eisen. Neem dan óók de volgende stappen:

Stap 4: Voer discussie met belanghebbenden en sluit deze af met een voorstel tot een beslissing.

Stap 5: Laat belanghebbenden stemmen.

Stap 6: Herhaal stap 4 en 5 zolang er geen beslissing of consensus is.
Is de regel besluit-na-discussie, dan neemt de beslisser ofwel een besluit ofwel vraagt om meer discussie. Is de regel consensus en zijn er nog belanghebbenden die het oneens zijn met het besluit, dan zal er verder aan het voorstel moeten worden gewerkt.

Stap 7: Documenteer de beslissing.
Dit zorgt er tenslotte voor dat de beslissing expliciet wordt. Leg vast welke beslissing, wanneer en door wie is genomen. Leg ook vast welke regel gebruikt is om tot het besluit te komen.

Samengevat, wil je conflicten tussen belanghebbenden goed oplossen zorg dan voor een duidelijk proces én een duidelijke regel om tot expliciete én gedragen beslissingen te komen.

Vind je dit artikel interessant voor anderen of heb je aanvullende manieren om conflicten tussen belanghebbenden op te lossen? Zo ja, klik dan op Facebook even op ‘Vind ik leuk’ en/of laat een reactie achter.

No comments yet.

Leave a Reply