Ben je bang dat anderen je irritant vinden als je doorvraagt?

Voorkom irritatie bij doorvragen over requirements
Van consultants en functioneel beheerders wordt verwacht dat zij veel vragen stellen en goed doorvragen. Maar dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Een vraag die ik vaak tijdens trainingen gesteld krijg is:

Maar hoe vraag ik door zonder de ander te irriteren?

Achter deze vraag zit een angst die veel consultants en functioneel beheerders hebben, en ikzelf vroeger ook. Vrees dat de ander misschien denkt dat je ontwetend bent of dat je de materie niet begrijpt. Vrees dat de ander zich misschien ongemakkelijk gaat voelen.

Dat ik vroeger minder doorvroeg was omdat ik óók dacht dat belanghebbenden het irritant vonden als ik bleef doorvragen. Daarom durfde ik na 2 of 3 keer doorvragen niet nog eens door te vragen.

Door me goed te verdiepen in gesprekstechnieken kijk ik nu heel anders tegen doorvragen aan. De ander voelt zich vaak helemaal niet ongemakkelijk als jij vragen blijft stellen. Maar jij als vragensteller voelt je ongemakkelijk. En dat is helemaal niet nodig. De ander vind doorvragen juist heel waardevol, omdat het hem of haar helpt om de behoefte écht duidelijk te krijgen. En daarnaast overtuigt het hem of haar ervan dat je betrokken bent, zijn of haar problemen goed begrijpt (en de gevolgen daarvan) en écht luistert.

Sinds ik me dit realiseer ben ik veel meer vragen gaan stellen en haal ik veel meer informatie uit de gesprekken. Ook ben ik nu veel minder bezig met de gevolgen van misinterpretaties en aannames.

Irritante gesprekken voor belanghebbenden komen van consultants en functioneel beheerders die in hun gesprekken niet doorvragen, maar interpreteren en aannemen. Vaak zonder dat ze het zelf doorhebben. Maar met keer op keer discussie als gevolg.

Hoe voorkom je nou dat jij óók irritant overkomt in gesprekken?
Dit zijn 6 tips die voor mij heel goed werken:

1. Breng structuur aan
Hiermee zorg je ervoor dat je een logische opbouw in je vragen krijgt en niet (of minder) van de hak op de tak springt.

2. Zorg voor variatie
Nog al te vaak hoor ik dat doorvragen voor mensen hetzelfde betekent als 5x de ‘Waarom?’-vraag stellen. Nee dus! Stel ook Wat?, Hoe? Waar? Welke? en Waarvoor?-vragen als je de ander niet wilt irriteren.

3. Sluit je vragen aan op de antwoorden die je krijgt
Zoek hiervoor naar aanknopingspunten in het antwoord. Hiermee laat zien dat je écht goed luistert en niet alleen je vooraf opgestelde vragenlijstje aan het afwerken bent. Gebruik je vragenlijstje als hulpmiddel om het gesprek te sturen.

4. Leid vragen in
Hiermee kun je een bruggetje maken naar volgende onderwerpen, om verklaringen vragen voor zgn. ‘algemeen bekende’ termen of uitleggen waarom je bepaalde informatie nodig hebt. Bovendien laat je dan zien dat je kennis van zaken hebt.

5. Benoem wat je ziet, hoort, voelt…
Irriteert de ander zich volgens jou toch aan je vragen? Maak dit dan neutraal en tactvol bespreekbaar. Dan wordt snel duidelijk of dit werkelijk zo is, of dat je je hebt vergist.

6. Geef de ander tijd
Het komt regelmatig voor dat door de vragen die je stelt de belanghebbende merkt dat zijn of haar behoefte toch nog niet helemaal scherp is en daardoor nu geen pasklaar en concreet antwoord kan geven. Wees begripvol. Geef de tijd om na te denken of iets uit te zoeken en maak een afspraak wanneer je die informatie krijgt. Beter goede informatie ietsje later, dan verkeerde informatie nu.

Heb je aanvullende tips? Laat dan hieronder een reactie achter.

, ,

No comments yet.

Leave a Reply