Als stakeholders geen tijd voor jou hebben

Stakeholders die geen tijd hebben voor requirements workshop

Een vraag die ik vaak van deelnemers aan mijn requirements trainingen krijg is:

‘Hoe ga je om met stakeholders die geen tijd voor je hebben?’

Geen tijd om een afspraak met je te maken. Geen tijd om documenten te lezen. Geen tijd om naar de requirements workshop te komen. Geen tijd om de inspectie van de requirements bij te wonen.

Heel vervelend natuurlijk, als het jouw opdracht is om de requirements op tijd te achterhalen en helder te krijgen. En helemaal als de deadline die je daarvoor hebt gekregen steeds dichterbij komt.

Wat je vaak ziet is dat afspraken pas op het allerlaatste moment worden afgezegd. Een moment waarop je eigenlijk weinig meer kunt doen.

Nu kan het natuurlijk iets persoonlijks zijn tussen jou en de stakeholder, maar in verreweg de meeste situaties is dat gelukkig niet het geval.

Ook is het belangrijk om je te realiseren dat het niet altijd onwil is. Soms kan iemand écht op het allerlaatste moment niet, omdat andere zaken op dat moment urgenter zijn.

Maar meestal betekent een ‘last minute’ afzegging eigenlijk:

‘Deze afspraak heeft voor mij geen prioriteit’.

En dus is het een kwestie om vóóraf te zorgen dat de afspraak met jou wel hoge prioriteit krijgt. Dat de stakeholder het belang en de urgentie ervan inziet en zelfs graag aanwezig is.

Dit is wat je daarvoor zoal kunt doen:

  1. Organiseer je een requirements workshop? Laat dan de verantwoordelijk manager de uitnodiging voor de requirements workshop versturen. Je manager heeft niet alleen meer mandaat, maar zorgt ook voor een hoger belang van de workshop.
  2. Accepteer jij ook wel eens uitnodigingen voor je digitale agenda, zoals bijvoorbeeld in outlook, zonder de tekst te hebben gelezen? Dit overkomt heel veel mensen. Stuur daarom altijd nog een aparte mail met een toelichting op de uitnodiging.
  3. Als jij het druk hebt dan wil je toch ook niet komen om zomaar wat (mee) te kletsen? Zorg ervoor dat in de toelichting duidelijk staat wat ga je gaat doen, wat je wilt bereiken en waarom iemands inbreng nodig is.
  4. Help jij een vriend ook sneller dan een wildvreemde? Het helpt als er al een band is tussen jou en de ander. Ga indien mogelijk vooraf eerst kennismaken als je de persoon in kwestie nog niet kent.
  5. Vermoed je dat iemand zich wel eens kan gaan afmelden? Ga dan langs of bel deze persoon op. Bespreek samen hoe je hem of haar kunt helpen om wel aanwezig te kunnen zijn.
  6. Laat iemand weten toch echt niet te kunnen komen? Vraag dan door wie hij of zij zich het liefst laat vertegenwoordigen. Hiermee maak je duidelijk dat je graag inbreng wilt, maar dat je daar niet op gaat wachten.

Heb jij nog andere tips om ervoor te zorgen dat stakeholders afspraken met jou een hoge prioriteit geven? En niet op het allerlaatste moment afzeggen? Zonder een vervanger te sturen? Of heb je ervaringen met bovenstaande tips? Laat het ons weten en laat hieronder een reactie achter. Alvast hartelijk dank daarvoor!

,

No comments yet.

Leave a Reply